Flexibele software maakt uitgiftesystemen bijzonder veelzijdig

Efficiëntie zit hem niet altijd in dure machines. Als niemand zijn materiaal hoeft te zoeken, kan je ook heel veel tijd winnen en frustraties op de werkvloer vermijden. Dat is precies wat de uitgiftesystemen van de Hoffmann Group brengen. Bij SKT in Ieper kregen ze een wel heel aparte invulling, maar het resultaat is hetzelfde: structuur, overzicht en tevreden gebruikers.

Vijf decennia

Na de Tweede Wereldoorlog nam de nood aan adequate koeling toe. In cafés gebeurde het koelen van het bier toen nog met ijsblokken, ook frigo’s werkten op die manier. Dat moest efficiënter kunnen. Een markt waar ingenieur Herman D’Hulster met andere woorden veel potentieel in zag.

Hij verdiepte zich in koeltechniek door middel van een boek dat hij had gekregen van General Motors. Kennis die hij in de praktijk omzette bij melkerijen in de buurt van Ieper. Het begin van een groeiverhaal voor ‘zijn’ SKT dat anno 2025 een groep is die bestaat uit vijf bedrijven. “Bij grote verwerkers van groenten en aardappelen zijn we kind aan huis, vaak al meer dan vijf decennia”, opent Danny Leenknegt, verantwoordelijke aankoop en logistiek bij SKT.

Flexibiliteit

Wanneer we polsen naar de sleutel van het succes van SKT, is Leenknegt kort. “Flexibiliteit. Dat staat hier voorop. Als de klant ons nodig heeft, plooien we ons dubbel om hem te helpen.” Leenknegt moet niet lang nadenken over een voorbeeld om die filosofie te staven.

Een paar maand geleden nog kreeg de serviceafdeling (die 24/7 draait) een oproep uit Spanje. Een motor was uitgevallen in de productie van een klant in Benimodo. Of ze hen snel konden depanneren. “We hebben meteen een nieuwe motor klaargemaakt en met de taxi verzonden. Maandagmiddag draaide de lijn alweer op volle toeren.”

Alles onder één dak

SKT slaagt in dat soort huzarenstukjes door heel veel in eigen beheer te doen. Het hoofdkwartier aan de Potijzestraat beschikt daarvoor over een enorm atelier waar ze lassen, snijden, draaien, frezen …

“Daardoor houd je de doorlooptijden kort, kan je anticiperen”, weet Leenknegt. “Dat wordt nog versterkt voor de wisselwerking tussen de vijf bedrijven in de groep: we kunnen alle aanvullende diensten (service, automatisering, lasconstructies en piping, informatica) leveren die klanten nodig hebben om hun koeling zo efficiënt mogelijk te laten draaien. Er is heel veel synergie.”

Wederzijds vertrouwen

U hoeft geen raketgeleerde te zijn om te beseffen dat er bij zoveel bedrijvigheid ook heel wat gereedschappen komen kijken. Al 15 jaar rekent SKT daarvoor op de diensten van Hoffmann Group. “Niet voor alles, we kiezen bewust voor meerdere leveranciers, maar we appreciëren de breedte van het aanbod enorm. De samenwerking is klein begonnen, maar door de jaren is er wederzijds vertrouwen opgebouwd.”

Vandaag kiest SKT onder meer voor de elektrische gereedschappen van Hoffmann Group, de spanmiddelen en ook de ingerichte werfcontainers. “Grote gereedschapskisten”, legt Leenknegt uit. “Een veilig afgesloten, robuuste container ingericht met alle gereedschappen die nodig zijn, zodat onze medewerkers hun taken op buitenlandse werven kunnen uitvoeren.”

Lockersysteem op maat

SKT wist dus waar aan te kloppen toen het 2,5 jaar geleden een heel specifiek lockersysteem zocht. Logistiek medewerker Bart Bourgois: “Medewerkers zien elkaar niet altijd om de juiste gereedschappen of goederen te overhandigen. Denk bijvoorbeeld aan een technieker die ’s ochtends vroeg op een werf verwacht wordt en nog snel wat extra materiaal nodig heeft. Ze konden dat dan weliswaar ergens neerleggen voor hem, dat gebeurde typisch aan de stempelklok, maar dan durfde er ook al eens iets te verdwijnen of vermist te raken.”

De komst van het uitgiftesysteem van Hoffmann Group heeft dat helemaal veranderd. “Iedereen beschikt nu over een eigen locker in de refter, die ze met hun badge openen. Het zijn lockers met doorkijkvensters, ze zien dus meteen of er iets in ligt. Enkel personen met de juiste machtiging – magazijniers, supervisors en administrators – kunnen ook items in iemand anders zijn locker achter laten.”

“Alle eisen afgevinkt”

Niet de toepassing waar dit Garant-systeem voor ontworpen is. Dit werkt traditioneel als een uitgiftesysteem van bijvoorbeeld PBM’s. Maar toch werkt het perfect voor SKT als een soort moderne brievenbus. “Dat heeft alles te maken met de flexibiliteit van onze software”, legt Hoffmann Group-specialist eBusiness Philippe Delmotte uit. “Die kunnen we zodanig inrichten dat ze helemaal matcht met wat de gebruiker nodig heeft. Bovendien kan alles perfect gemonitord worden. Bart krijgt alle gegevens in verband met de lockers in een rapport te zien.”

De investering bleek een schot in de roos. “Voor ons vinkt het systeem alle eisen af: alles wat de medewerkers gevraagd hebben ligt er veilig achter slot en grendel tot ze de spullen nodig hebben. Het spaart hen een hoop gezoek en frustratie uit.”

Verder bouwen

Een bijkomend voordeel is de modulariteit van het systeem. Komen er nieuwe medewerkers dan kan er makkelijk een nieuwe kast aangebouwd worden. Maar dat geldt ook voor nieuwe toepassingen. De master met computer bleef dezelfde, de rest kan je eraan toevoegen.

In tweede instantie besloot SKT met Hoffmann Group zijn sleutelsysteem te verbeteren. Daar bleek het Garant Tool24 PickOne-uitgiftesysteem de perfecte keuze voor. “De combinatie van het carrouselprincipe met alweer die flexibele software wist ons te overtuigen. Gebruikers kunnen enkel de sleutel in kwestie ontlenen als ze de juiste toegang hebben. Zo kan bijvoorbeeld niemand zonder de juiste attesten de afdeling elektriciteit binnen.” Het systeem is nu een jaar in voege en loopt vlot. “Omdat je altijd precies weet bij wie de sleutel zit. We hebben er een 400-tal te beheren. Hoffmann Group heeft ons heel veel structuur en overzicht gebracht. Het personeel wil ook niet meer terug.”