Hoe efficiënt omgaan met vloeistoffen in de garage?

De garagehouder van nu heeft te maken met aanzienlijk meer vloeistoffen. Dit brengt zowel logistieke als administratieve vraagstukken met zich mee en het vraagt ook om het efficiënt managen van al deze producten. Kortweg: fluid management.

Waarom Fluid Management?

Fluid management is een term in de garagewereld die nog niet zo lang bestaat, en dat is niet zo vreemd. Vroeger was er een zeer beperkt aantal vloeistoffen nodig om een garage draaiende te houden en het gros van de klanten te kunnen bedienen. We hebben het dan hoofdzakelijk over motorolie, maar ook over koelvloeistoffen, antivries, versnellingsbakolie, remvloeistoffen, additieven en AdBlue. De tijden zijn veranderd echter, en autofabrikanten vragen bij verschillende mer­ken en types om verschillende vloeistoffen om de prestaties te maximaliseren. Deze ontwikkeling heeft een direct gevolg voor de garagehouder, die al deze vloeistoffen in verschillende hoe­veelheden – afhankelijk van zijn klanten­bestand – op voorraad moet houden. Veel garages slagen hier op dit moment nog niet in. Enerzijds door ruimtegebrek, anderzijds door gebrek aan motivatie of kennis. Veelal worden vloeistoffen immers ingekocht via een importeur of distributeur van auto-onderdelen, voor wie de olie maar een van de vele duizenden artikelen is. Van deze leverancierskant hoeven garagehouders dus geen ondersteuning of trainingen te verwachten.

Orde schept efficiëntie

De gevolgen zijn evident: het wordt een grote rommel in de bedrijfsruimte, de kans op fouten (het gebruik van de verkeerde vloeistof) neemt toe en de efficiëntie van de werkzaamheden neemt af, want medewerkers moeten langer zoeken naar het juiste product. Wanneer bovendien een goede documentatie van het verbruik ontbreekt, gebeurt het onherroepelijk dat medewerkers op een gegeven moment ‘mis grijpen’, omdat een bepaald product is opgebruikt. Deze situatie is te voorkomen door het managen van alle benodigde vloeistoffen in een garage. Het gaat daarbij niet alleen om het gebruik van de vloeistoffen, maar ook over het inkopen, opslaan en afvoeren ervan. Ofwel: fluid management.

Aanpak

Hoe breed en professioneel garagebedrijven deze problematiek aanpakken, is onder meer afhankelijk van de grootte en het type bedrijf. Garages die slechts één automerk onderhouden, worden dikwijls ondersteund door de betreffende fabrikant met de juiste systemen en informatie. Allroundgarages kennen deze voor­delen echter niet, en hebben bovendien te maken met een veelvoud aan producten door het grote aantal verschillende auto’s dat zij onderhouden. Het managen van deze vloeistoffen kent twee kanten: enerzijds de fysieke opslag van de verschillende producten, anderzijds de bij­behorende administratie.

Opslag

Qua opslag van de verschillende vloeistoffen hebben garages te maken met de wet- en regelgeving waaraan zij vroeger ook al vol­doen moesten. Op dit vlak verandert er dus niks. Om het grotere aantal verschillende vloeistoffen – in kleinere hoeveelheden – op overzichtelijke manier op te slaan en te kunnen gebruiken, zijn verschillende sys­temen te hanteren. Zo bestaat er een bag-in-boxsysteem waarbij tot twaalf verschillende vloeistoffen op een vierkante meter zijn op te slaan. De olie zelf is opgenomen in een stevige plastic zak (‘bag’), die is ondergebracht in een kartonnen doos (‘box’). Hierop is eenvoudig een aan­sluiting te plaatsen, zodat de olie efficiënt te tappen is.

Omdat garagebedrijven bovendien steeds minder in bulk kunnen inkopen, wordt er steeds vaker gewerkt met roll-aroundolievaten. Daarnaast bestaan er nog vele andere universele opslagsystemen en kasten die de garagehouder ondersteunen in het conform de wet- en regelgeving opslaan van vloeistoffen. Zo voorziet de moderne generatie kasten onder meer in lekbakken. Ze zijn vervaardigd van materialen die bestand zijn tegen de eigenschappen van de vloeistoffen en een zekere mate van brandwerendheid bieden.

Administratie

Minder overzichtelijk wordt het voor veel garagehouders wanneer het gaat om de bijbehorende administratieve handelingen. Welke middelen komen er binnen, hoeveel wordt waarvan gebruikt, voor welke klant en wanneer is het nodig om welk middel weer te bestellen? Voor dit type vraagstukken is het handig om gebruik te maken van een zogeheten Fluid Management Systeem. Zo’n systeem is opgebouwd uit speciale software die gekoppeld is aan sensoren. Die meten het niveau van de verschillende tanks waarin de vloeistoffen zijn opgeslagen. Ook is te kiezen om meters te gebruiken die de gebruiker ondersteunen bij het aftappen van een specifieke hoeveelheid uit de tank. De gewenste hoeveelheid is uiteraard in te stellen, en zo wordt voorkomen dat er onnodig veel vloeistof wordt getapt. Bovendien worden zo de gegevens geleverd die nodig zijn om bij te houden wie, wanneer, hoeveel en voor welk doeleinde men olie heeft gebruikt.

Alle mogelijke data die zo worden vergaard, zijn vervolgens naar de pc te sturen, waar de software deze verwerkt voor diverse doeleinden (zie verder). Daarbij heeft de gebruiker de mogelijkheid om de software volledig af te stemmen op zijn of haar eisen en wensen. Door te kiezen voor een draadloos systeem zijn de plaatsing en installatie relatief snel uit te voeren ten opzichte van een bekabeld systeem. Maar beide zijn uiteraard mogelijk. Tot slot is het mogelijk om het systeem te koppelen aan het Dealership Management Systeem (de ERP voor de garagehouder), waarin alle gegevens te vinden zijn en waarbij de dealer een maximale ondersteuning kan leveren bij het beheersen van de vloeistofstromen.

Voordelen

Kostenbesparend en veilig

Samenvattend is te stellen dat een effectief Fluid Management Systeem garagebedrijven en serviceshops de mogelijkheid biedt kosten te beheersen en veiliger te werken. Door het automatisch aftappen van een bepaalde hoe­veelheid, is die zeker correct. Enerzijds voorkomt dit dat er vloeistof overblijft die eventueel moet worden afgevoerd, anderzijds voorkomt het overvulling van de auto. Dat eerste punt wordt almaar belangrijker, door de toename van het aantal gebruikte synthetische middelen die relatief duur zijn. Naast nauwkeurige afgifte van vloeistoffen, draagt een Fluid Management Sys­teem ook bij aan het verhogen van de efficiëntie van een serviceshop. Doordat hier grote volumes zijn opgeslagen, is het relatief lastig en arbeidsintensief om goed bij te houden hoeveel vloeistof iedere tank nog bevat. In het slechtste geval komen medewerkers er ‘plotseling’ achter dat een tank leeg is, waardoor bepaalde klanten niet kunnen worden bediend tot de voorraad weer is aangevuld. Doordat sensoren het niveau in de gaten houden, kunnen ze tijdig aangeven wanneer er moet worden ingekocht.

Bovendien biedt het systeem de mogelijkheid om te kunnen traceren wanneer bepaalde vloeistoffen zijn afgetapt, hoeveel en eventueel zelfs door wie. Hiermee is onder meer bij klanten aannemelijk te maken welke vloeistof ten tijde van het onderhoud aan hun auto is afgetapt, waarmee min of meer te bewijzen valt dat de juiste vloeistof is gekozen.

Additieven

Tot slot kan het systeem uitkomst bieden om juist extra producten in te kopen, waarmee klanten nog beter te bedienen zijn. Bijvoorbeeld additieven. Deze toevoegingen kunnen zowel technisch als commercieel belangrijke voordelen opleveren. Zo zijn be­paalde technische problemen sneller, makkelijker en goedkoper op te lossen dan mogelijk is in een mechanische werkplaats. Bovendien geven ze bestaande vloeistoffen extra eigenschappen, waarmee die op een hoger niveau worden getild. De afnemer profiteert vervolgens van een langere levensduur van de vloeistof of motor en comfortabeler rijden. Eigenschappen waarvoor hij bereid is meer te betalen.

Datamanagement

Naast het managen van de vloeistoffen, zijn de gegenereerde data ook te gebruiken om de efficiëntie van een werkplaats verder te verhogen en kosten te beheersen.

Door voortdurend bij te houden welke vloeistoffen wanneer en in welke hoeveelheden worden gebruikt, is in bepaalde gevallen bij­voorbeeld de conclusie te trekken dat be­paalde mid­delen mis­schien veel meer wor­den gebruikt dan ge­dacht, waardoor het mo­gelijk is om groter – en dus goedko­per – in te ko­pen. Pre­cies tegenovergesteld is het mogelijk om vloeistoffen die juist minder wor­den gebruikt dan gedacht klei­ner in te ko­pen. Hierdoor hoeft er minder te worden weg­gegooid, omdat het product eventueel over de houdbaarheidsdatum raakt en er minder ruimte in beslag wordt genomen.

Tot slot is er een goede vergelijking te maken tussen de hoe­veelheid vloeistof die uit­eindelijk aan een klant wordt doorgerekend – ge­baseerd op de hoeveelheid die daadwerkelijk is gebruikt – en de hoeveelheid die is besteld. Grotere verschillen hierin kunnen duiden op lekkage, diefstal of inefficiënt gebruik.

Doe kennis op

Iedereen die vaststelt dat het fluid management in zijn of haar garage of serviceshop aan een update toe is, doet er verstandig aan de kennis te vergroten. Neem hiervoor contact op met bijvoorbeeld een van de bedrijven die aan dit artikel hebben meegewerkt of ga op onderzoek op het internet. Informatie inwinnen bij uw huidige leverancier kan ook een eerste stap in de goede richting zijn.