Abonnementen

In dit artikel wordt het beheer van papieren abonnementen toegelicht.

1. Overzicht

Het abonnementenoverzicht is terug te vinden via de nieuwe bo onder het menuitem "Magazines" -> "Abonnementenoverzicht". Hier kan er gezocht worden in de abonnementen. Sinds oktober 2022 omvat deze lijst ook de Online abonnementen (voordien enkel papieren abonnementen).

1.1 Zoeken/Sorteren

Zoeken werkt op basis van een snelle zoek of instellen van specifieke zoekfilters. Deze is conform andere zoekfilters in de backoffice en zouden zichzelf moeten uitwijzen. Sortering bekom je door klikken op de hoofding waarop je wenst te sorteren (Niet mogelijk op alle kolomen bij abonnees wegens technische moeilijkheid).

1.1.1 Referentie (= Ket-code)

Elk abonnement heeft een unieke Referentie, deze staat vermeld op de verzending als "KET-code". Er zijn 5 mogelijke soorten KET-codes, maar niet alle soorten zijn terug te vinden via het abonnementenoverzicht. De soorten die terug te vinden zijn via het abonnementenoverzicht zijn:

• ABO-{MagCode}-{Nummer}: import uit oude abos of aankoop via webshop
• LVL-{MagCode}-{Nummer}: import uit oude lezers voor lezers (oude import, deze zijn in juli verwijderd uit het systeem)
• EXT-{MagCode}-{Nummer}: import uit externe adressen (oude import, deze zijn in juli verwijderd uit het systeem)

Volgende KET-Codes zijn NIET beheerbaar via het abonnementenoverzicht (komen niet via een abonnement in de verzendlijst, maar op basis van andere parameters).

• K-{MagCode}-{Nummer}: KLNRS -> wijzigen adres mogelijk via adressenoverzicht.
• R-{MagCode}-{Nummer}: Roularta -> wijzigen adres niet mogelijk; toevoegen aan blacklist via collabora
• LVL-{MagCode}-{Nummer}: LVL-import -> wijzigen adres mogelijk via adressenoverzicht.(nieuw sinds juli)
• EXT-{MagCode}-{Nummer}: EXT-import -> wijzigen adres mogelijk via adressenoverzicht.(nieuw sinds juli)
• ROU-{MagCode}-{Nummer}: Roularta-import -> wijzigen adres mogelijk via adressenoverzicht.(nieuw sinds juli)

1.1.2 Betalend/Geschonken?

Het is mogelijk om op het overzicht de abonnemnten te filteren volgens type. Momenteel zijn er 2 betaaltypes abonnementen: 

1. Betalende abonnees: Bij deze abonnementen staat de gebruiker zelf in voor aankoop en het verlengen van hun abonnement via betaling.
2. Intern geschonken: Deze abonnementen hangen gekoppeld aan een ParentCode. De parent is verantwoordelijk voor het onderhoud van het abonnement. Deze gebruikers ontvangen dus zelf rappel/factuur voor verlengingen.

Het is ook mogelijk om direct te filteren op één specifieke ParentCode met de "Geschonken door" fitler.

2. Detail

Op de detailpagina kun je alle details van het abonnement in kwestie bekijken. Naast de algemene gegevens (gebruiker/adres/taal/magazine/aantal magazines tegoed) kun je ook alle orders/verzendingen/tegemoetkomingen zien die resulteerden in een toename/afname van magazines tegoed. Het is ook mogelijk om interne geschenkabonnementen op te maken door een ParentCode te koppelen met een abonnement.

Op deze pagina kun je ook wijzigingen doorvoeren voor het abonnement of credits toekennen:

2.1 Wijzigen abonnement

2.1.1 Wijzig algemene info

Hier kan het abonnement gekoppeld worden aan een andere gebruiker, een ander adres, een andere ParentCode (= interne geschenkabonnementen), of kan de taal gewijzigd worden. Voor uitleg over het instellen van een andere gebruiker en/of adres verwijs ik naar het "Gebruiker en adres selecteren" artikel. Hou er rekening mee, dat na wijzigen van gebruiker het adres mogelijks niet gekoppeld is aan de nieuwe gebruiker (bvb. als enkel de gebruiker gewijzigd wordt). Het systeem gaat bij opslaan in de achtergrond nog eens na of de geselecteerde gebruiker wel effectief toegang heeft tot het adres dat gekoppeld hangt aan het abonnement. Zoniet, wordt er automatisch een kopie aangemaakt van het adres en aan de nieuw geselecteerde gebruiker gekoppeld.
Ter info: Deze koppeling dient aanwezig te zijn indien de gebruiker zijn adressen via de website wil beheren.

Opgelet: Indien de gebruiker zijn adres/taal wenst te wijzigen en toegang heeft tot een computer en het abonnement is gekoppeld met zijn account, wordt aangeraden dat de gebruiker zelf zijn verzendadres wijzigt indien nodig. Dit kan op de website waar de gebruiker zijn abonnement heeft onder "Mijn profiel" -> "Mijn abonnementen" en vervolgens "Wijzig leveradres" / "Wijzig taal".

2.1.2 Credits toevoegen (OUD!)

Deze sectie is niet langer van toepassing en is vervangen door de "Verloopt op" datum (Sectie 2.1.3)

Indien het aantal credits (= aantal magazines tegoed) niet klopt, kan er via een rechtzetting credits toegkend/afgetrokken worden voor het abonnement in kwestie. Hiervoor klik je op "Credits toevoegen", geef je het aantal credits in (dit kan negatief zijn, indien je bvb credits wenst af te trekken) en kun je optioneel een reden ingeven van de rechtzetting. De ingegeven reden bij een rechtzetting is ook zichtbaar voor de klant via de website.

2.1.3 Verloopt op

De "Verloopt op" datum bepaalt sinds eind september 2022 ipv de credits of een abonnement nog actief is. Zolang een abonnement deze datum niet bereikt heeft zal deze opgenomen worden in verzendlijsten voor het magazine in kwestie.

2.1.4 Abonnement stopzetten

De knop "Abonnement stopzetten" laat toe in 1 beweging een abonnement stop te zetten. Dit betekent dat de Verloopt op-datum van de dag van stopzetting komt te staan en dat het verlengtype van het abonnement "Stopgezet" wordt. De gebruiker zal dus ook geen rappel ontvangen om zijn abonnement te verlengen.

2.1.5 Facturatie emailadres

Het is mogelijk om een facturatie emailadres te koppelen aan een abonnement. Indien dit ingesteld is wordt de rappel gemaild naar dat facturatie emailadres ipv het emailadres van de gekoppelde gebruiker. Indien een abonnement automatisch aangemaakt wordt na goedkeuren van een order waarbij een facturatie emailadres werd ingevuld, wordt dit emailadres overgenomen als facturatie emailadres voor het aangemaakte abonnement.

2.2 Verlengen van abonnement

2.2.1 Verlengen door gebruiker via website (mollie)

Via een unieke link kan de gebruiker zelf zijn abonnement verlengen en betalen via Mollie. Deze link wordt periodiek via mail verstuurd. Het is ook mogelijk om deze link via de detailpagina te bekomen. Klik hiervoor op "Verleng abonnement link" onder de referentie. Dit zal de link die de gebruiker kan gebruiken om zijn abonnement te verlengen kopieëren naar het klembord zodat je deze kunt doormailen (indien iemand bvb de verlenglink kwijtgespeeld is en alsnog wil verlengen).

2.2.2 Verlengen via bo (overschrijvingen)

Voor gebruikers zonder mailadres/computer is het mogelijk om via de knop "Verleng via nieuw BO order" op een snelle manier een order op te stellen om het abonnement te verlengen. Bij klikken op "Verleng via nieuw BO order" word je naar de pagina gebracht voor de aanmaak van een nieuw order, maar hierbij zullen reeds volgende zaken ingevuld zijn:

• Website
• Taal
• Gebruiker
• Facturatieadres
• Leveradres
• Bevestigingsmail (Standaard uitgevinkt bij verlengingen, omdat deze meestal al betaald zullen zijn via rappel als order op deze manier aangemaakt wordt)
• Referentie klant omvat standaard de abonnementreferentie

Ter info: Al deze zaken kunnen gewijzigd worden vóór het order aan te maken, maar zal wss niet nodig zijn omdat deze waarden van het abonnement worden overgenomen (maar als je deze manier zou gebruiken om een abonnement te verlengen waarvoor nog geen betaling is binnengekomen raad ik aan om "Bevestigingsmail met betaalinfo versturen ..." terug aan te vinken zodat die persoon de betaalgegevens per mail ontvangt).

Het enige wat niet correct zal staan zijn de producten, deze dienen nog manueel toegevoegd te worden aan het order. Als dit gedaan is kan het order aangemaakt worden. Indien het gaat om een verlenging via rappel waarbij reeds een uittreksel binnengekomen is kun je na aanmaak het uittreksel koppelen en het order goedkeuren (=> Zal ervoor zorgen dat de credits/PLUS maanden toegekend worden aan het abonnement).

3. Nieuw abonnement

Het is ook mogelijk om handmatig een nieuw abonnement aan te maken door op het overzicht rechtsboven op de knop "Nieuw item" te klikken.

OPGELET: Normaliter wordt het abonnement automatisch aangemaakt na het plaatsen van een order en dient deze NIET OP DEZE MANIER AANGEMAAKT TE WORDEN. Zie artikel over aanmaken van order voor meer info. Deze methode is voorzien ingeval er iets verkeerd gegaan is bij de automatische aanmaak of andere uitzonderingen waarbij de gebruiker niet hoeft te betalen (bvb intern geschenkabonnement). Indien er een betaling gebeurt dient dit ALTIJD via een order te verlopen, zoniet zal boekhouding geen inzicht hebben in de betaling.

Voor de aanmaak van een nieuw abonnement wordt er een gebruiker, adres, taal, magazine, eventueel gekoppelde ParentCode (= voor interne geschenkabonnementen) en aantal (initiële) credits gevraagd. Voor uitleg over het instellen van een andere gebruiker en/of adres verwijs ik nogmaals naar het "Gebruiker en adres selecteren" artikel.

4. Verwijderen abonnement

Via de knop "Verwijder item" is het mogelijk om een abonnement te verwijderen. Deze functionaliteit is enkel voorzien om manuele testabonnementen, foutief manueel ingegeven abonnementen ongedaan te maken. Voor reeds bestaande abonnementen die "geannuleerd" mogen worden wordt aangeraden om negatieve credits toe te kennen tot 0. Op deze manier blijft de credithistoriek behouden en kan de gebruiker via de website zelf ook zijn historiek nagaan. Bij verwijderen van een abonnement zal de gebruiker zelf via de website niet meer zijn historiek kunnen raadplegen.

Verwijderde abonnementen kunnen wel geraadpleegd worden via de BO als naslag sinds juni 2022, maar deze kunnen niet gewijzigd worden.