Weet u hoeveel geld u verliest aan stockage?

Optimalisatie broodnodig om competitief te blijven

Voor een reparatie heeft u dringend een stuk nodig. U bent 100% zeker dat u het op stock heeft maar … het is onvindbaar. Komt het bekend voor? Voor velen luidt het antwoord ongetwijfeld ‘ja’. Stockbeheer is voor velen des duivels: je kan er geen winst mee maken, maar wel veel geld door verliezen als het niet optimaal uitgevoerd wordt. Gelukkig zijn er vandaag meerdere performante oplossingen op de markt.

Waarom organiseren? 

‘We hebben het altijd al zo gedaan’. Dat is helaas een antwoord dat veel gegeven wordt als het over stockage gaat. Een leverancier komt, de onderdelen worden op stock ge­nomen en terug van stock gehaald als dat nodig is. Waarom dan veranderen? Het antwoord is drieledig.
Ten eerste verloopt dankzij een uitgekiende stockagestrategie het werk efficiënter, want er is minder zoektijd, verlies wordt vermeden en er is een beter overzicht over de stock.
Ten tweede zal ook de kwaliteit van de stukken er op vooruit gaan. Efficiënte stockage leidt tot minder verblijfstijd in het magazijn en een propere werkomgeving.
Ten derde zal ook uw imago profiteren van een overzichtelijke stockage. Steeds meer klanten zijn gevoelig voor de omstandigheden waarin gewerkt wordt. Een onoverzichtelijke magazijnruimte staat voor velen synoniem voor een mindere dienstverlening.

Hoe organiseren? 

Dat is meteen dé hamvraag, en we zien hierbij zeer diverse evoluties opduiken. Er zijn de merkgarages waarbij een traditioneel lo­kaal magazijn bewaard blijft en de belevering vanuit het centrale magazijn van het merk vaak via nachtleveringen gedaan wordt. De voorraad bij de garagehouder ter plaatse is dus voldoende hoog om een vlotte service te garanderen. Daarbij blijft er dus ook een zekere magazijnactiviteit aanwezig.
Bij andere merken is de werkwijze iets anders en wordt de belevering uit een lokaal centraal magazijn uitgevoerd, veelal met meerdere le­veringsmogelijkheden overdag. Omdat de re­actie­tijden hier zeer snel zijn – en nog ver­snellen – kan de magazijntijd beperkt worden. De stukken moeten vaak niet meer op en uit stock genomen worden, want ze kunnen bij wijze van spreken à la minute gebruikt worden.
Voor beide werkwijzes geldt dat de benodigde magazijnruimte sterk beperkt wordt en er meer plaats is voor de showroom of werkplaats. Maar dat is vaak nog niet voldoende en is er sowieso altijd magazijnruimte nodig voor onderdelen en werkmateriaal. Bovendien heeft niet elk bedrijf toegang tot de snelle servicediensten van merken, maar dringt een optimalisatie van de magazijnwerking zich wel op. Klanten willen – de invloed van het internetshoppen? – niet lang meer wachten op stukken en zijn allergisch aan lange vertragingen. Gelukkig zijn er vandaag veel goede oplossingen om stukken snel en veilig op te bergen en terug op te halen.

Oplossingen voor elke geldbeugel 

Om de plaatselijke stockage te optimaliseren loont het de moeite om eerst te bekijken waar de pijnpunten liggen. Breng de stromen van de stukken en uw medewerkers in kaart. Probeer na te gaan welke stukken het vaakst (= fast movers) en het minst nodig zijn, maar ook dewelke weleens durven verdwijnen. Stel een lijstje op van onderdelen die u absoluut altijd op stock wil hebben en van de stukken die minder erg te leiden hebben onder een stockbreuk.
Bekijk zeker de kostprijs van elk item in relatie tot stockagehoeveelheid. Een voorbeeld: van een eerder zeldzaam type filter van € 50 per stuk waarvan u er gemiddeld om de drie maand 1 nodig heeft, hoeft u geen stock aan te leggen van tien stuks. Met twee stuks hebt u in theorie voor zes maand stock, en kan u twee klanten meteen mee op weg helpen. Alles boven die twee stuks is kapitaal dat u nutteloos aan de spreekwoordelijke ketting legt. Wie van dit stuk er tien op stock neemt, legt dus eigenlijk € 400 te veel in zijn magazijn. Te voorzichtig stockbeheer kan na de optelsom van alle items al snel een kapitaal kosten, kapitaal dat u niet kunt inzetten voor andere investeringen.
Op basis daarvan kan u min of meer een inschatting maken van de stukken die prioriteit hebben en welke minder belangrijk zijn. Hou daar rekening mee bij het opzet van uw stockageruimte. Denk ook na over de loop­afstanden van uw personeel. Een verschil van 10 meter kan op jaarbasis eveneens een klein kapitaal aan werkuren vertegenwoordigen.

Rekken 

Voor elk type stuk is er vandaag een bevredigende stockageoplossing. Grote, zware stuk­ken stockeren is bijvoorbeeld zeer plaatsintensief, maar dit kan op weinig andere manieren even efficiënt gebeuren als met rekken. Het nadeel van rekken is de ruimte die ze in­nemen, maar daar staat tegenover dat ze wel een kostenefficiënte oplossing vormen. Zo zijn er aangepaste rekken voor carrosseriestukken, ramen, banden, uitlaten …
Kwalitatieve rekken zullen niet roesten, heb­ben geen scherpe randen en zijn veelal verzinkt of geëpoxeerd om ze nog duurzamer te maken. Let er op dat de veiligheid noch ergonomie voor de werknemers in het gedrang komt. Al te vaak zien we in de praktijk rekken waarvan de maximale belasting overschreden wordt of waarbij de items niet goed vastgemaakt wer­den. Zeker banden of andere ronde stukken verdienen hierbij de aandacht, want die kun­nen gaan rollen.
Het aantal uitvoeringen van rekken is niet te tellen, er is echt voor elk wat wils. Er kan ge­speeld worden met de tussenhoogte, aantal lagen in de hoogte, aantal lagen in de breedte, breedtes van de lagen, materiaal van de legborden, uitschuifbare rekken …
Er kunnen ook al dan niet automatisch verrijdbare rekken ingezet worden, die volledig tegen elkaar schuiven als ze niet gebruikt worden. Is er een stuk nodig uit locatie X, dan kunnen beide rekken openschuiven en kan de werknemer het gangpad betreden. Dat kan ook automatisch verlopen, waarbij een een­voudige druk op een drukknop of een scanbeweging – zie verder – dezelfde actie teweegbrengt via een kleine motor.
Bij het wegleggen van de stukken zelf moet er ook aandacht zijn voor de aard van de stuk­ken. We hadden het al over veiligheid en ergo­nomie, maar vergeet ook niet dat stock­eren ook op het stuk zelf een invloed kan hebben. We denken hierbij voornamelijk aan stukken met rubberen onderdelen, zoals ruitenwissers, dichtingen en banden. Die kunnen vervormen onder invloed van uv-licht en/of door het eigengewicht. Denk ook aan stukken met een bepaalde vervaldatum, een correcte stockage volgens de FIFO-inzichten (First In, First Out) dringt zich hier op.

ladenkasten 

Voor een compacte stockage van kleine tot middelgrote goederen kunnen ladenkasten in­gezet worden. Die kunnen bovendien beveiligd worden met diverse slotsystemen (cilinderslot, met nummercode of op afstand te ope­nen).
Zo kunnen ook toegangsniveaus be­paald worden indien dit nodig is. Bij dure stukken is het bijvoorbeeld mogelijk om enkel de hoofdmecanicien de toegang te geven tot de sleutel, dat vermijdt discussies achteraf met de spreekwoordelijke zwarte piet die tot in den treure doorgeschoven wordt als een stuk onvindbaar blijkt. 
Ladenkasten kunnen ook voorzien worden van wieltjes, zodat ze makkelijk over de werkvloer verplaatsbaar zijn.

Gereedschap 

Niet alleen de stukken voor reparaties of vervangingen moeten gestockeerd worden, dat geldt ook voor het materiaal. Niet onbelangrijk, omdat zeker op dit vlak time meer dan ooit money is. Werkuren zijn duur, ze kunnen dus beter maar niet verprutst worden door de zoektocht naar materiaal. Gereedschapspanelen zijn ideaal om snel een duidelijk overzicht te krijgen van welk materiaal aanwezig is. Bovendien is dit een zeer goedkope oplossing.

Verticale stockage 

Voor de vele eerder kleine onderdelen, ge­reedschappen, veiligheidsmateriaal en bouten en moeren worden steeds vaker verticale liftsystemen ingezet, al zien we ze ook opduiken voor grotere stukken zoals banden. Die sys­temen blinken uit in plaatsbesparing omdat er logischerwijs in de hoogte gestockeerd wordt.
Bij de integratie van deze verticale liftsystemen, is de connectie tussen de beheersoftware van de lift en uw eigen opvolgsysteem van cruciaal belang. Als die systemen niet op elkaar afgestemd zijn, kan dit leiden tot fouten in de stock en veel frustratie. Vergewis u dus best op voorhand bij de verkoper van deze systemen in hoeverre hun systeem compatibel is.
De werking is relatief eenvoudig. Elk type stuk heeft een toegewezen locatie. Als de operator een stuk wil, wordt de lade met het betreffende stuk automatisch – via scanning bijvoorbeeld – naar beneden gehaald. Vice versa steekt de operator een nieuw stuk op stock door de bewuste lade naar beneden te halen.
Het mag duidelijk zijn dat deze manier van werken nood heeft aan een achterliggend stockbeheersysteem om alles in goede banen te leiden.

Stijgend belang van software

Dat brengt ons meteen bij een volgend punt: digitalisering doet ook hier zijn intrede, zeker bij de liftsystemen. Efficiëntiewinst dankzij betere stockage is één zaak, maar dankzij software kan er nog een extra meerwaarde gecreëerd worden.
De mogelijkheid om in- en uit te scannen is al redelijk ingeburgerd, maar ook andere handige opties maken stockbeheer eenvoudiger.
De mogelijkheid om alarmen in te stellen bij lage stockwaardes, bestelvoorstellen te po­neren, sleutelbeheer te realiseren, vaste pak­ketten van meerdere onderdelen naar voor te halen, alarmen bij vervaldatum te genereren, pickingen aan te duiden met een lichtsignaal… de mogelijkheden zijn eindeloos.