Pourquoi l'ERP peut aussi compter pour les PME
Logiciel ERP: savoir ce qui se passe
Les systèmes ERP sont depuis longtemps la solution par laquelle les grandes entreprises relient numériquement leurs processus administratifs. Leur objectif: une vision en temps réel de leur activité. Entre-temps, de plus en plus de PME, notamment dans l'industrie manufacturière, utilisent des logiciels ERP pour piloter leurs activités. En tant qu'entreprise manufacturière, pourquoi devriez-vous franchir cette étape?
Principalement des grandes entreprises
Selon Statistiek Vlaanderen, quelque 60% de toutes les entreprises flamandes de plus de dix salariés utilisent un progiciel de gestion intégré (ERP) pour échanger des informations (état des lieux en 2021). Ce pourcentage est en nette augmentation depuis 2013, car seulement 44% des PME flamandes utilisaient ce logiciel à cette époque. Du reste, la Flandre fait mieux que la Région bruxelloise (52%) et la Wallonie (48%).
Toutefois, ces chiffres donnent une image déformée car la Belgique compte de nombreuses petites entreprises, avec moins de dix employés. Parmi les petites PME (2 à 9 employés), le taux de pénétration de l'ERP n'est que de 22%; parmi les entreprises de 10 à 49 employés, le pourcentage est de 57%.
Ce sont principalement les grandes entreprises qui sont toujours en tête de liste: 92% des entreprises de plus de 250 employés travaillent avec un ERP.
le Covid-19 a suscité l'intérêt
La pandémie du coronavirus, en particulier, a suscité un intérêt beaucoup plus grand pour les systèmes ERP dans l'industrie manufacturière. Lors du confinement, une grande partie des collaborateurs ont commencé à travailler à domicile et le fait qu'il n'y ait pas de système d'information central accessible en ligne se révèle alors pénalisant. Alors comment garder une vue d'ensemble?
Selon un récent rapport du cabinet d'études britannique ABI Research, la mise en œuvre d'un logiciel ERP est la deuxième mesure prise par les entreprises manufacturières après la crise du coronavirus, après avoir d'abord mis de l'ordre dans leur chaîne d'approvisionnement. Un logiciel ERP aide les entreprises à cartographier leurs facteurs de risque dans les chaînes d'approvisionnement afin qu'elles ne soient plus prises au dépourvu lors d'interruptions, par exemple pendant les périodes de confinement.
Toutefois, pour les petites et moyennes PME, ce n'est pas la principale raison de numériser leurs processus d'entreprise. Deux autres raisons jouent un rôle plus important: l'optimisation des processus commerciaux ainsi que l'accélération de la numérisation chez les OEM (Original Equipment Manufacturers) et les fournisseurs Tier 1 et 2. Pourtant, une troisième raison pour une PME est de capter le savoir, qui réside aujourd'hui souvent dans la tête des chefs d'entreprise ou des chefs de production. Avec le vieillissement de la population et la pénurie de professionnels expérimentés, cet argument pourrait devenir encore plus important.
Un aperçu de votre activité
En effet, grâce à un tel système ERP, on obtient un aperçu des différents sous-processus. Il suffit de penser à l'achat de matériaux et à la gestion de leur stock, aux délais de production par rapport aux devis émis, au débit des commandes dans l'entreprise, etc., on peut les gérer. Comme les solutions insulaires ne sont plus utilisées, mais que tout le monde stocke les informations dans le même système informatique, les connaissances sont débloquées. Le risque en cas de défaillance d'un responsable de production qui fait fonctionner l'atelier à merveille avec ses propres feuilles Excel est réduit, car les solutions informatiques offrent plus de transparence.
Comme tout le monde stocke les informations dans le même système, les connaissances sont débloquées
Cette transparence facilite le passage à la production allégée. Il devient plus facile de faire des analyses et de réaliser certaines simulations. Il en va de même pour les processus dans l'atelier. Un 'bill of materials' peut être généré automatiquement dès qu'un modèle CAO (conception assistée par ordinateur) est envoyé au système ERP; certains créent même un 'bill of labour' (BOL) en même temps pour voir si la dotation en personnel correspond au planning. Il est même possible de faire des simulations avec certaines machines d'usinage pour voir quelles sont les plus efficaces pour un travail et s'il est judicieux d'investir dans de nouvelles machines.
Aujourd'hui, presque toutes les machines et tous les systèmes peuvent être reliés au système ERP, de sorte que, par exemple, le stock est immédiatement mis à jour lorsqu'un outil est sorti de l'entrepôt. Les commandes peuvent alors être passées automatiquement, ce qui réduit considérablement les stocks propres. Et la facture qui arrive par voie numérique est automatiquement traitée par le système ERP.
Tous les départements et les employés sont interconnectés
Cela contribue à un travail plus efficace et évite la saisie manuelle des données, avec tous les risques d'erreur que cela comporte. Le système ERP devient ainsi le fondement de l'entreprise, dans lequel plus aucune information ne se perd et reste facilement accessible à tous. Tous les départements, tous les employés qui l'utilisent, sont interconnectés.
Soutien
C'est précisément parce que le système ERP a un impact majeur sur tous les départements de l'entreprise que sa mise en œuvre nécessite une préparation minutieuse. Les deux étapes de départ sont l'analyse de la méthode de travail actuelle et la situation que l'on souhaite voir à l'avenir. Comment devrait-on travailler dans quelques années?
À la lumière de cette dernière question, il est d'autant plus important d'examiner les grandes tendances, notamment en termes de numérisation des chaînes de production. À l'avenir, les entreprises qui sous-traitent des travaux à de petites PME souhaiteront de plus en plus communiquer par voie numérique avec leurs fournisseurs, car cette méthode est plus efficace et le risque d'erreur est moindre. Ceux qui ne s'y préparent pas maintenant risquent de manquer un jour de travail.
Ceux qui ne se préparent pas maintenant risquent de manquer de travail
La mise en œuvre d'un logiciel ERP est un travail considérable. Parce qu'elle entraîne des changements dans les méthodes de travail, le soutien des collaborateurs concernés est indispensable. La communication sur l'objectif de cette étape doit être claire dès le départ. Précisez que le logiciel ERP aide à travailler plus efficacement, mais qu'il ne peut pas se substituer complètement au rôle du collaborateur. L'ERP peut créer très rapidement un planning de production pour la semaine à venir, mais c'est finalement le responsable de la production qui décide comment les choses vont se passer si, par exemple, une machine tombe en panne.
Les plannings du système sont un support pour prendre de meilleures décisions plus rapidement. Par ailleurs, il est préférable de procéder à la mise en œuvre par phases, par étapes claires et gérables pour les départements concernés. Lors de la sélection d'un fournisseur d'ERP, il convient de prêter attention à la modularité du logiciel.
Est-il possible d'étendre le système par la suite avec des modules séparés? Cela augmente la flexibilité et permet d'étaler la mise en œuvre sur une plus longue période et d'apprendre à travailler avec elle étape par étape.
La disponibilité de tableaux de bord est également un élément à prendre en compte dans la sélection du progiciel. Les gens sont visuels: un pointeur qui devient rouge est plus susceptible d'être perçu comme un avertissement qu'un chiffre. La visualisation augmente la perspicacité.
Cloud sur votre propre serveur
Les logiciels ERP sont également de plus en plus souvent proposés sous forme de solution cloud. Cela semble branché, mais dans la pratique, "in the cloud" signifie ni plus ni moins que les serveurs sont situés chez le fournisseur ou chez l'un de ses partenaires. Cela décharge les utilisateurs de certaines tâches, comme la mise à jour quotidienne, qui est cruciale car le système ERP stocke toutes les données de l'entreprise. Toutefois, cette opération peut être facilement automatisée, même avec un serveur interne.
Néanmoins, les études indiquent que le cloud gagnera en importance dans les années à venir, ne serait-ce que parce qu'il permet aux fournisseurs de monter en puissance plus rapidement et simplifie la maintenance des systèmes par les fournisseurs.
Une communication continue dans la chaîne
Le logiciel ERP numérise et standardise la communication au sein d'une entreprise. Mais en fin de compte, on souhaite évoluer vers une meilleure communication au sein de la chaîne afin de pouvoir réagir plus rapidement aux changements, travailler plus efficacement, réduire le risque d'erreur en diminuant la nécessité de ressaisir manuellement les informations et mieux évaluer les risques.
À partir d'un logiciel ERP, vous pouvez échanger des informations avec des tiers. Le problème, toutefois, est qu'il n'existe pas de norme concernant la façon de nommer les informations. Chaque fournisseur d'ERP utilise ses propres codes à cet effet. En pratique, cela signifie qu'il faut développer des "tables de traduction" pour échanger automatiquement des informations avec des tiers. C'est possible techniquement, mais cela coûte des heures de travail et donc de l'argent. En outre, la question est de savoir ce qui se passe si une mise à jour du logiciel se produit chez l'une des parties.
Au niveau international, plusieurs initiatives ont été prises pour développer une solution à ce problème. C'est ainsi que l'Allemagne a lancé l'initiative Gaia-X, une initiative européenne qui devrait déboucher sur une nouvelle infrastructure de données ouverte et transparente facilitant l'échange d'informations par voie numérique. Industrie 4.0 / PME est l'un des groupes de travail au sein de Gaia-X.
Pour tous ces développements, les données doivent être plus faciles à échanger
Les cas d'utilisation comprennent notamment l'échange mutuel de données dans les chaînes mais aussi, par exemple, la production partagée. Dans cette dernière application, les gens veulent aller plus loin que le simple partage d'informations. La différence est que le potentiel peut être encore accru par la formation de réseaux ad hoc à valeur ajoutée et, dans tous les cas, de nouveaux modèles commerciaux peuvent être développés (conjointement).
Manufacturing X est un autre concept, auquel participe l'ingénierie mécanique allemande, ainsi qu'un certain nombre de parties de l'industrie automobile et l'un des leaders du marché de l'ERP. La raison immédiate en est la pression croissante exercée sur les chaînes de production pour qu'elles soient transparentes, par exemple en ce qui concerne l'origine des matériaux (Digitaal Product Paspoort en 2025) ou les émissions (taxe sur le CO2).
Mais les constructeurs de machines songent aussi à des modèles de maintenance tels que la maintenance prédictive. Pour toutes ces évolutions, les données doivent être plus facilement échangeables. À cette fin, ils veulent développer des espaces et des systèmes de stockage des données, et devenir moins dépendants des fournisseurs américains de services cloud.
Les Pays-Bas ouvrent la voie
Aux Pays-Bas, un projet Smart Industry a été lancé à cette fin il y a plusieurs années, ce qui a conduit à la création de la fondation Smart Connected Suppliers Network (SCSN). Entre-temps, la solution qu'ils ont développée est opérationnelle. Les Pays-Bas sont à l'avant-garde dans ce domaine.
Par analogie avec les téléphones mobiles, le SCSN relie des systèmes IT par l'intermédiaire de ce que l'on appelle des fournisseurs de services, de sorte que les informations puissent être échangées sans devoir effectuer des traductions séparées à chaque fois. Grâce à un tel fournisseur de services, toutes les parties de l'industrie manufacturière peuvent être reliées les unes aux autres, qu'il y ait ou non des mises à jour chez l'autre partie. Actuellement, le nombre de parties utilisant le SCSN est encore limité, mais les attentes sont élevées.
D'autres fournisseurs cherchent la solution dans une API (interface de programmation d'applications) et affirment que cela leur permet de travailler plus efficacement et, surtout, à moindre coût. Leur inconvénient est qu'ils nécessitent une maintenance: si l'un des progiciels connectés change, il faut souvent adapter quelque chose de l'autre côté également.
C'est pourquoi certains fournisseurs d'ERP préconisent également l'intégration, par exemple, d'un logiciel de comptabilité dans le système ERP. À mesure que la communication numérique dans la chaîne d'approvisionnement gagne en importance, certains prédisent que la technologie blockchain fera son apparition dans le logiciel ERP. En particulier pour les fonctions de la chaîne d'approvisionnement, la blockchain est une technologie prometteuse.
